派遣社員の仕事量が多い!仕事が進まない!事務作業を効率よくして早く終わらせるためには? | taisei's lifestyle produce
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派遣社員の仕事量が多い!仕事が進まない!事務作業を効率よくして早く終わらせるためには?

どうもtaiseiです。

今回は「派遣社員の仕事を効率よくして早く終わらせるためには?」というテーマでお話したいと思います。

 

派遣社員として働いていると、大量に仕事を任されたりすることがありますよね…。

 

例えば、いきなり大量の仕事を任されたりして、夜遅くまで仕事をすることになってしまうなんてことはよくあるかと思います。また、効率よく仕事を終わらせることができず、無題に時間がかかってしまったことで、次々と仕事が溜まってしまうなんてこともあるかと思います…。

 

実は僕自身も、派遣社員として働いていたことがあったのですが・・・

効率よく仕事をすることができず、定時までに仕事を終わらせることができなかったなんてことがよくありましたね…。

 

このように、派遣社員の仕事というのは基本的に事務的な作業が多いかと思いますが・・・

効率よく仕事ができないと、仕事が溜まっていく一方で、余計に時間がかかってしまいがちです。

 

そのため、ここからは、仕事を効率よくして終わらせるために必要なことを紹介していこうかと思います

 

仕事が終わらないのは、仕事量が多いからだけではないのか?

派遣社員の仕事というのは、基本的に同じような仕事ですので、仕事の忙しさというのは・・・

仕事量によって左右されるていきます。

 

例えば、仕事量が少ない日であれば、その日のうちに仕事を終わらせることができるわけですが、仕事量が多い日ですと、その日中に仕事を終わらせることができず、次の日に持ち越しになってしまうこともあるわけですね。

 

確かに、仕事の量が増えてしまえば、それだけ忙しくなってしまい、終わらせることは不可能だろうと思ってしまいますよね…。

 

 

ただ、中にはですね・・・

 

どんなに仕事の量が多くても、その日中に全ての仕事を終わらせることができる人もいるんですよね。

 

ではなぜ、「その日中に仕事を終わらせることができるのか?」と言いますと・・・

それは、仕事の効率化を徹底的に行なっているからです

 

仕事の効率化を図るためにはどうしたらいいのか?

派遣社員として働いていて、仕事ができない人というのは・・・

何も考えずに、ただ任された仕事だけを取り組みがちなんですよね。

 

では、「仕事ができる人は一体何を考えて仕事をしているか?」というと・・・

いかにして効率よく仕事ができそうだろうか?」ということですね。

 

そして、仕事ができる人は、仕事の効率よく取り組むための術を身につけている人が多いです

 

しかし、だからと言って、「仕事ができない人が、いつまでも仕事ができないのか?」というと・・・

そんなことはないわけですね。

 

なぜなら、仕事を効率よく取り組むための術を学び、実際に仕事の効率化をはかることができれば、どんなにたくさんの仕事を任されたとしても、スピーディーに終わらせることができるからです。

 

そのため、ここからは、仕事を効率よく取り組むための術を紹介して、実際に実践して頂ければと思います

 

やることリストを作成し、優先順位をはっきりさせる

 

まず、仕事ができる人と、仕事ができない人には、決定的な違いがあります。

その違いとは・・・

 

仕事の優先順位を明確にしているかどうか?」ということですね。

 

なぜかと言うと・・・

仕事ができない人の多くが、とりあえず任された仕事から取り掛かろうとするからですね

 

例えば、朝出勤してメールをチェックしたら、仕事の依頼が入っていたので、その仕事から取り掛かろうとしたり、上司から新しい仕事を任されたから、取り敢えず上司から任された仕事に取り組もうとしたりと、目先の仕事に取り掛かろうとするわけですね。

 

 

もちろん、依頼された仕事、任された仕事も大事な仕事ではあります。が・・・

目先の仕事にばかり取り掛かっていては、「先伸ばしてしていた重要な仕事に取り掛かる時間がなくなり、気づけば期限内に終わらせることができなかった」、なんてことになる可能性があるわけですね。

 

一方、仕事ができる人というのは・・・

 

やることリスト(TODOリスト)を作成して、優先順位の高い仕事を洗い出していきます!

 

 

基本的に、優先順位の高い仕事というのは、緊急かつ重要な仕事になるので、初めは「緊急かつ重要な仕事」を洗い出していく必要があります。

 

そして、洗い出した後は、その仕事をさらに細分化していくわけですね

 

なぜ、細分化させるのかというと・・・

自分が具体的にどんなことに取り掛かればいいのかをイメージするためです。

 

 

イメージして、細分化することができれば・・・

細分化した仕事から1つ1つ取り掛かっていき、残りの時間で、「緊急ではあるが重要ではない仕事」に取りかかることができるようになります。また、効率よく仕事ができる人は、「緊急でないけれど重要な仕事」にも取り組める時間を作ることによって、明日の仕事の負担を減らそうとします。

 

このように、仕事の効率化を図るためには、取り掛かる仕事を明確にして、優先順位をつける必要があります。

 

なので、もし仕事の効率化を図ることができていないと思う人は、自分の仕事を1つ1つ洗い出していき、優先順位を決めていきましょう!

仕事を細分化させることによって、イメージしやすくなり、取り掛かりやすくなるかと思います。

 

電話での対応は短時間に抑える

 

派遣社員として働いている人に多いのですが、電話対応をしっかりしようと意識しすぎて、ついつい長時間、電話をしてしまう人がいますよね…。

 

そして、電話対応で長時間、電話をしてしまう理由は以下のようなことだと思います。

電話でのやり取りで連絡ミスがないように、慎重に相手の話を聞こうするから

直接話せるので、ついつい仕事で伝えたいことを、一通り話そうとしてしまうから

電話の相手から、仕事とは関係のない話をされて、ついつい付き合ってしまうから

 

確かに電話で仕事のやり取りをすれば、直接話せるわけなので、仕事上で話したいことを、一気に伝えようと思ってしまうのも無理はないかもしれません…。

 

しかし・・・

電話対応に長時間かけてしまっては、他の仕事ができなくなり、「結局全ての仕事を終わらせることができなかった」という事態に陥りやすいです。

 

なので、電話対応をする際には、緊急でないこと以外は、極力話さないようにして、手短に済ますようにしていきましょう

 

例えば、仕事でのやり取りは、基本的にメールにするなどの対策をするといいですね!

 

なぜかと言うと・・・

メールなどでやり取りした方が、連絡事項の内容も文字データとして残りますし、都合のいいタイミングで確認することができるからですね!

 

また、緊急の内容でも、メールの件名に【重要】などと入れておけば、メールを確認する相手も、すぐに確認してくれるかと思います。

 

そうすれば、電話でやり取りすることが減り、仕事の効率化を図ることができるでしょう。

 

メールのテンプレートを作成しておく

 

先ほど、電話対応の時間を減らして、メールでやり取りするようにお伝えしましたが、メールでのやり取りをスムーズに行うことで、さらに仕事の効率化を図ることができます

 

では一体、「どのようにして効率化を図るのか?」と言うと・・・

メールのテンプレートを作成しておくことです。

 

なぜなら、メールでよくやり取りする相手に合わせて、専用のテンプレートを作成しておくことで、メールをすぐに送ることができるからですね。(ちなみに、テンプレートを利用する際には、メールの中身にテンプレートを貼り付けて、あとは相手に連絡したい内容を入力して送信すれば大丈夫です)

 

日々の仕事でメールは必ず利用するわけですが、メールを送る相手というのは、毎回毎回変わるわけではないですよね。

 

このように、メールのテンプレートを作成しておけば、頻繁にメールでやり取りする相手との連絡がスムーズにいき、効率化を図ることができます。

 

机の周りを綺麗にする

 

机の周りが汚い人は総じて、仕事ができない人だと思います。

 

なぜなら、机の周りというのは、仕事で扱う資料だったり、ファイルなどを置いている場所なわけですが・・・

机の周りが汚いということは、仕事の整理もできていないといっているようなものだからですね

 

 

逆に仕事ができる人は・・・

 

机の周りを綺麗にし、資料が整理しやすいような状態を作っています。

 

例えば、「返答待ち」、「未完了」、「完了済み」と記載した棚を用意し、仕事の完了具合によって、仕事の資料をまとめたりしている人が多いです。また、その他にも、資料の内容によって、わかりやすくまとめたりしているわけですね。

 

このように、仕事ができる人は、机の上を散らかすことはせずに、仕事の資料をわかりやすくまとめ、いつでもすぐに取り出せるようにしています

 

なので、仕事の効率化を図りたいと考えているのであれば、机の上を綺麗に掃除したり、仕事がしやすいように、資料をまとめて、わかりやすく管理していくようにしていきましょう!

 

付箋をうまく活用する

 

派遣社員などの仕事をしていると、ちょっとしたことでもメモを取りたい時があるかと思います。が・・・

そんな時に、毎回毎回ノートやメモ帳などにメモを取ってしまえば、あとで確認する時に、どこにメモをしたか忘れてしまい、仕事を遅らせることに繋がってしまいます。

 

 

では、「ちょっとしたことをメモする時には、どうしたらいいのか?」と言うと・・・

 

付箋を使うことですね!

 

 

実は、付箋というのは、ちょっとしたことをメモする時に、ぴったりのサイズなんですよね。

なぜかというと、机の上やパソコンに貼り付けておくことができるからです。

 

また、いざ確認したい時に、付箋を貼り付けた場所を見れば、付箋にメモしたことをすぐに確認することができるので、とても効率よく仕事ができます。

 

学生時代の時にも、よく使ったという人もいるかと思いますが、仕事をする時にも大いに役に立ちます。

 

もし、仕事で付箋を利用していないのであれば、是非使うようにしてきましょう!

 

そうすれば、仕事上での確認漏れを防ぐことができ、スムーズに仕事を終わらせることができるかと思います。

 

パソコンのショートカットキーをうまく活用する

 

派遣社員として働いていると、パソコンを使って仕事をしていくわけですが・・・

エクセルやワードなど、様々なパソコンソフトを利用して、仕事をしている人が多いかと思います。

 

確かに僕自身も、派遣社員として働いていた時は、毎日のようにパソコンで作業をしていました。

 

ただですね・・・

僕が派遣社員として働き始めたばかりの時は、パソコン操作が苦手だったこともあり、タイピングだったり、ショートカットキーを覚えられず、仕事を完了させるのに時間がかかっていましたね…。

 

 

このように、パソコンの操作に慣れていないと、それだけで仕事を完了させるのに時間がかかってしまうわけです。

 

 

しかし、仕事を効率よくできる人は・・・

パソコン操作に慣れており、素早く作業を終えていました。

 

例えば、タイピングにしても、楽々とブラインドタッチをしながら文字を入力していたり、ショートカットキーが使えそうなところでは、すぐにショートカットキーを使っていましたね。また、エクセルやワード専用で使えるショートカットキーをしっかりと覚え、素早く資料を作成したりもしていました。

 

このように、仕事ができる人は、とにかく効率化を図るために、パソコン操作で使えるあらゆる機能を理解しているわけですね

 

なので、パソコン操作が苦手だと感じたり、ショートカットキーをうまく使えていないと感じているのであれば、まずは習得していきましょう。

 

タイピングが苦手であれば、自宅でタイピングの練習をする

ショートカットキーが覚えられないのであれば、少しずつ覚える

 

などをして、パソコン操作はできるようにした方がいいと言えます。

 

無理に自分で仕事を終わらせようとしない

 

派遣社員として働いていると、基本的には1人で黙々と作業をすることが多いので、任された仕事は全て1人で取り組んでいこうとするかと思います。

 

しかしですね・・・

任された仕事だからといって、全ての仕事を1人でやろうとすると、かえって効率が悪くなってしまい、仕事を終わらせることができなくなってしまうんですよね…。

 

確かに僕自身も、基本的には任された仕事は、自分1人で取り組むべきだと責任を感じて、1人で取り組んでしまいがちでした。

 

 

ただですね・・・

実は仕事ができる人たちは、他の人に協力してもらって、効率よく仕事を終わらせています。

 

 

一見すると、仕事を他人に任せることは、自分の仕事を投げ出したよう見えるかもしれません。が、そんなことはありません。

 

なぜなら、自分1人だけで仕事に取り組むよりも、仕事の効率化を図る目的で、他人と協力した方が素早く終わらせることができるからです。

 

 

多くの人は、「自分に責任がある」と強く感じてしまうあまり、自分1人で全ての作業をする必要があると思ってしまいがちです。が・・・

 

実は、仕事の責任というのは、「どれだけミスなく素早く仕事を完了させることができるか?というところにあるんですよね。

 

なので、他人と協力して、仕事を効率よく完了させることができるのであれば、他人に仕事を任せた方がいいと言えます

 

そしてもちろんですが、自分の仕事を他人が協力してくれた場合、あなたも他の人の仕事を手伝ってあげようとすることが大切です

 

このように、他人と協力しながら仕事に取り組むことで、効率化を図ることができます。

なので、どんな仕事も自分1人で取り組んでしまう人は、これから他人に仕事を任せてみるようにしてください。

 

そうすれば、効率よく仕事ができるようになるでしょう。

 

午前中はデータ作成や文章作成に集中する

 

1日の仕事を始める前に、意識しておきたいことがあるわけですが、それは・・・

午前中に取り組むべき仕事は何か?」を把握することです。

 

仕事ができない人に多いですが、出勤してから、いきなりメールチェックを始めてしまい、メールで依頼された雑務から始めようとする人が多いです。また、午前中の時間に長々と電話対応をして、仕事をしたりする人も多いですね。

 

しかし、午前中の時間を、そのようにして使ってしまうのは、かなり効率が悪いと言えます

 

 

なぜかというと・・・

 

午前中の時間というのは、脳の回転がよく回る状態だからです。

 

仕事ができる人というのは、午前中の方が、脳の調子がいいことを理解しています。なので、脳を酷使するような仕事から取り掛かろうとするわけですね。

 

例えばですが、資料の作成を行ったり、資料データをまとめたりなど、集中して作業する仕事に取り掛かろうとします。

 

 

このように、仕事ができる人とできない人とでは、時間の使い方が違ってきます。そして仕事ができる人は、脳の仕組みを理解した上で、効率よく仕事に取り掛かろうとするわけです。

 

なので、1日の仕事の取り組み方を振り返って、集中できていない時間が多いのであれば、集中したい仕事を午前中に取り組むようにしていきましょう

 

午後の時間は会議や単純作業を行うようにする

 

また、午後の時間になると、雑務を行ったり、電話での対応を行ったり、会議で話し合ったりと、そこまで集中力が必要でない仕事に取り掛かるのがお勧めですね

 

なぜかと言うと、午後の時間というのは・・・

午前中よりも、明らかに集中力が落ちているからなんですね。

 

なので、できるだけ集中しなくてもできる仕事を、午後の時間に取り組むようにしていけば、1日の仕事を効率よく取り組むことができるかと思います。

 

もし、仕事の効率化を図りたいと強く思うのであれば、自分の脳の特徴を勉強することも大切ですね

 

リラックスできる時間を作る

 

仕事を一生懸命することはもちろん大切です。が・・・

実は人間の脳というのは、長時間集中できる構造にはなっていないんですよね…。

 

そのため、全く休憩を取らず、一生懸命に仕事をしていると、集中力が途切れてしまい、仕事をするスピードが遅くなったり、ミスが生じてしまったりすることが多くなってしまいがちです。

 

 

ただですね・・・・

 

実は仕事ができる人ほど、適度にリラックスできる時間を作り、脳をリラックスさせているんですよね。

 

脳をリラックスさせることで、長時間の間、集中して仕事に取り組めるようにしているわけです

 

ちなみに、脳をリラックスさせる方法としては、呼吸を整えたり足を伸ばしたり首を回したり席を外して体を伸ばしたりなどと、様々な方法があり、体を少しでも動かしてあげるだけでも、脳のリフレッシュになります。

 

なので、もし長時間集中して、仕事に取り組んでいるのであれば、2時間ごとに小休憩を挟むなどしてみるといいかと思います。

そうすれば、脳がリフレッシュされ、集中力が取り戻されていき、その後も集中して仕事に取り組めるかと思います。

 

事務作業を効率よくして早く終わらせるためには? まとめ

 

派遣社員の仕事というのは、比較的単純作業なものが多く、仕事の量が増えてしまいがちです。そのため、派遣社員の仕事を素早く完了させるためにも、とにかく効率化を図っていくように意識することが大切ですね。

 

なので、今回紹介したことを意識すれば、仕事を効率よく取り組むことができるかと思うので、是非やってみてください。

 

僕自身も、派遣社員として働いていたことがありましたが、仕事の効率化を図るために様々な工夫を行っていたことがありましたね。

 

そして、仕事の効率化を図る工夫を行なったおかげで、当時、副業として取り組んでいた「アフィリエイト」でもうまく成果を出せるようになりました。

 

(アフィリエイトに関してはこちらの記事で詳しく説明していますので、参照してみてください↓↓)

アフィリエイトとは?ネットビジネス初心者の方にわかりやすく解説!

 

そしてその結果、今では専業アフィリエイターとして、独立することができ、自由気ままな生活を送ることができました。

 

もし、派遣社員として仕事をする傍らで、副業を始めてみたいと思った時は、アフィリエイトに挑戦することをお勧めします

 

また、当サイトで配布している、アフィリエイト教材が無料でダウンロードできますので、是非手にとってみてください